Wenn schon, denn schon. Das dachten sich die Gründer und Organisatoren der stART Conference, als es darum ging, mit den Vorbereitungen für die  nächste Konferenz über Kunst und Kultur und deren sinnvolle Verknüpfung mit dem Web zu beginnen, die 2011 am 17. und 18. November in Duisburg stattfindet. Wer sich über Jahre hinweg intensiv mit der Darstellung und Vermittlung der Möglichkeiten befasst, die das Internet für den Kultursektor bietet, der kommt zwangsläufig zu dem Schluss: Wir nutzen digitale Kommunikation und vernetzte Zusammenarbeit jetzt auch für die Vorbereitung der Konferenz selbst.

Mit einem Blogpost fiel der Startschuss, es folgten viele weitere Aktivitäten wie beispielsweise die Einrichtung einer Facebook-Gruppe für all diejenigen, die an der Organisation der stART11 mitwirken möchten. Ein Konferenz-Slogan – es gab zahlreiche Vorschläge – wurde per Abstimmung gefunden: „Die Kunst des digitalen Erzählens“. Und seit 1. Februar geht es in die konkrete Projektplanung, an der (und an deren Administration) ich mich beteilige.

Warum? Weil ich die stART conference bislang als überaus angenehme, höchst informative Veranstaltung erlebt habe. Und ich die neue Herangehensweise sehr interessant finde. Man darf gespannt sein, zu welchem Ergebnis die weit verstreute Expertenrunde kommen wird. (Ich bin allerdings sehr zuversichtlich, dass es eine attraktive Konferenz werden wird.)

Das Setup:

Zum Start des Projektmanagements existierten u.a. die Website der stART Conference inklusive Blog, ein Twitter-Account, dazu eine Xing-Gruppe, eine Facebook-Seite und eine Facebook-Gruppe für die sogenannten stART11en (also diejenigen, die an der Organisation mitwirken möchten). Außerdem gibt es diverse Channels bei Flcikr, Vimeo etc. Dazu kommunizieren die vier Gründer der stART persönlich ebenfalls über all diesen Plattformen. Die Aufgabenstellung für das Projektmanagement war, auf Tools zu setzen, die unkompliziert und nach Möglichkeit (zumindest für die meisten Mitorganisatoren) kostenfrei sind. Online Collaboration ist für einige Alltag, für manche jedoch auch Neuland. Um möglichst vielen das Mitarbeiten zu ermöglichen, sollten also möglichst wenig „technische“ Barrieren durch die Anwendung unbekannter Tools aufgebaut werden.

Für das Projektmanagement setzen wir auf Manymoon. Es ist nach kurzer Einarbeitungszeit intuitiv zu bedienen und bietet alle Funktionen, die auch von anderen Online-Projektmanagement-Tools bekannt sind. Manymoon arbeitet unter anderem mit Google Docs, deren Nutzung vielen bekannt ist – ein weiterer Pluspunkt. Für verschiedene Themenbereiche wurden nun einzelne Projekte aufgesetzt. Diese werden in der für die Konferenzplanung notwendigen zeitlicher Abfolge gestartet. Projektteilnehmer sind in erster Linie diejenigen stART11en, die in der Facebook-Gruppe ihr Interesse an bestimmten Themen geäußert haben.

Die Teilschritte und Arbeitsergebnisse werden von den Projektkoordinatoren regelmäßig in einem eigens dafür eingerichteten Blog dokumentiert, der öffentlich zugänglich ist. Die Nutzung weiterer Tools ist offen – ob für das eine Thema ein Wiki oder für das andere ein Blog oder eine FB-Gruppe geeigneter ist, das entscheiden die Projektteams selbst. Transparenz und Offenheit – das sind nicht nur die Schlagworte für die Konferenzplanung insgesamt, sondern auch für die Gestaltung der Zusammenarbeit. Um dennoch einen Rahmen zu setzen, wurden „Spielregeln“ definiert (die bei Bedarf weiter entwickelt werden können).

Das gesamte Procedere hat Christian Henner-Fehr in diesem Blogpost erläutert.

Wir sind zuversichtlich, dass wir mit dieser Struktur in der Lage sein werden, die Zusammenarbeit am gemeinsamen Projekt „stART Conference“ gut organisieren zu können.

Wenn Sie Interesse an der Konferenz haben oder sich an der Vorbereitung beteiligen möchten, können Sie mich gerne ansprechen – oder sich direkt bei Facebook, Xing, Twitter etc. informieren und zu Wort melden.

Dies dürfen Sie selbstverständlich auch gerne tun, wenn Sie als Partner oder Sponsor die stART Conference unterstützen möchten.

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Update (24.02.11): Mittlerweile ist es leider ziemlich ruhig geworden um die “offene Konferenzplanung”. Zum 1. Februar sollten diejenigen, die sich vor Monaten mit großem Enthusiasmus in eine Mitmach-Liste eingetragen hatten, mit der Beteiligung am ersten Teilprojekt starten. Leider sind die Projekte bislang noch nicht eingerichtet. Meine Befürchtung: Das Engagement und das Interesse der sogenannten stART11en lässt sich so nicht dauerhaft aufrecht erhalten.

Deutlich wird: Wer auf eine offene Konferenzplanung setzt, der wird sicherlich nicht weniger Arbeit damit haben. Lediglich der Inhalt der Arbeit verändert sich. Der Projektmanager wird zum Community-Manager, dessen Aufgabe es ist, zu “ermöglichen”, zu steuern und letztlich auch bei Laune zu halten. Der Unterschied einer sogenannten “offenen Planung” zum klassischen Projektmanagement besteht darin, dass auf die Expertise vieler Akteure gesetzt und somit mit einem wesentlich höheren fachlichen Input gerechnet werden kann. Nochmal: Die Arbeit wird nicht weniger, sie wird “nur” vollkommen anders.

Ich hoffe, dass es dennoch gelingen wird, das Experiment der offenen Konferenzplanung zu einem guten Ergebnis zu bringen. Und damit meine ich nicht, dass am Ende eine gelungene Konferenz durchgeführt werden kann (die wird – eine funktionierende Finanzierung vorausgesetzt – auch stattfinden, wenn sich lediglich einige wenige dahinter klemmen und organisieren). Ich meine den Prozess der offenen Planung an sich. Momentan bin ich allerdings eher skeptisch. Denn alle, die ihre Unterstütung angeboten hatten, arbeiten selbstverständlich auch in anderen Projekten, mit denen sie ihren Lebensunterhalt verdienen. Und je später die offene Konferenzplanung beginnt, desto schwieriger wird es werden, entsprechende Ressourcen bzw. Kapazitäten freizhalten oder zumindest einzuplanen.

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